沟通渗透在项目生命周期的全过程中，改善沟通在ERP系统项目管理中具有非常重要的意义，要开发满足用户需的ERP软件，首先要清楚用户的需求 ，同时也必须让用户明白项目团队将如何在ERP系统上实现这些要求，还要让用户知道为什么有些需求不能实现，而有些方面可以做得更好，更重要的事要让用户非常愿意的使用ERP系统，就必须让用户去了解，去熟悉，去喜欢。这些都要充分发挥项目经理听，说，写的本领。
项目管理的复杂性要求有合适的工具辅助项目管理人员进行项目管理工作，PMIS是用于收集，总和和分析项目管理过程输出的工具和技术，通常用来支持项目从启动到结束的各个方面，可分为人工系统和自动系统，这里主要是指能够帮助项目进行范围管理，时间管理，成本管理，采购管理，风险分析等综合功能的管理信息系统。
沟通基础结构是一套工具，技术和原则，为项目信息传递提供一个基础，工具包括电话机，传真机，电子邮件，项目管理ERP软件系统，视屏会议系统等，文件管理系统及文字处理程序等，技术包括报告知道方针，文档模板，会议基本规则和程序，决策过程，解决问题的方法，冲突解决和协商解决技术及于此相似的技术，原则包括提供开放式对话的环境，使用“率直交谈”和遵照公认的工作道德规范。
为使项目中的日常沟通更容易，项目管理部门需要一般的项目沟通建立一些范例和模板，如项目章程，绩效报告和口头状态等，以往项目的好文档是范例的丰富来源，书面和口头的范例和模板对于从来没有写过项目文件和项目陈述的人来说特别有帮助。
文档模板需要进行维护和升级，以适应项目实际工作要求的需要，建立和维护项目管理文档模板文件库是组织项目管理部门的重要工作之一，项目团队在编制他们的沟通管理计划时，应当同时确定什么模板可用于关键的文件。
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