知识管理工具是实现知识的生成，编码和转移技术的集合，知识工具不是仅计算机为基础的技术集合，只要是能够对知识的生成，编码和传送有帮助的技术和方法都可以称之为知识工具。
知识管理工具和ERP软件信息工具有很大区别知识管理工具不仅仅是数据信息管理工具的简单改进，从这三种工具的功能来看，数据管理工具处理的重点支持企业运营的原材料。例如销售数据，数据管理工具包括数据库，数据仓库，搜索引擎和数据建模工具， 而ERP软件主要用于信息处理，例如自动化的信息搜索代理，决策支持技术，经理ERP系统和文档管理系统，因此，ERP软件管理工具和知识管理工具最大的区别在于能否为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系。
知识管理工具是实现知识的 生成 ，编码和转移的手段和方法，知识管理工具不仅备份数据，信息管理工具的全部功能， 而且能为使用者提供理解信息的语境，以及各种信息之间的相互关系 ，通常可以将知识管理工具分为知识生成工具，知识编码工具和知识转移工具三大类。
知识生成工具包括知识获取，只是合成和知识创新三大功能，知识编码则是通过标准的形式表现知识，使知识能够方便的被共享和交流，知识的转移工具就是要使知识能够在组织内传播，分享。
知识管理不同于信息管理，也不是资源的管理，它是通过知识共享，运用集体的智慧提高应变和创新能力，知识管理系统注重的事让知识工作者可以通过网络随时的方便得到子自己所需要的各种各样经过提炼和加工后的信息，经过对信息的深层次加工后形成有用的知识，知识管理通过数据中心建立的完善的数据仓库对数据进行深层次的挖掘，统计和分析，从而构造一个决策支持智能化知识库系统， 而信息管理知识简单的对大容量信息进行提取和再现，对信息加工层次较浅，一般不具备信息有机合成与知识提取的功能。
在知识管理系统中，每个人即是信息的受益者，也是信息的缔造者，知识管理系统涵盖全面的信息处理，包括信息的发布，信息的分类，信息的采集，信息的加工，传统的信息系统只涵盖部分的信息处理。
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