当我从前任负责实施同事手中接过“薄薄两页纸”的实施文档时，我难以置信的看着他问“没有了吗?只有这些?”，我同事尴尬的点点头，然后他再说了一句让我吐血的话“实施计划和记录文档都在我心里记记清清楚楚呢。”这完全是对实施文档的误解，也是许多ERP软件实施顾问的通病。
项目实施文档是用来记录、描述、展示实施过程中一系列信息的处理过程，通过书面或图示的形式对项目活动过程或结果进行描述、定义、规定及报告。例如分阶段实施计划文档，标准业务流程文档，标准编码及数据文档，标准参数设置文档，功能操作指南文档。这些文档将会伴随着ERP系统实施的各个阶段逐渐充实、完善,也同时记载了整个实施的过程和成果。
作为实施顾问人员，在实施过程中应将各种标准实施文档提交给企业，以确保ERP软件项目的质量。也就是说，实施顾问与企业之间的工作与文档的提交息息相关，它描述项目实施过程的每一个细节。因此，从某种程度上讲，项目管理的核心其实就是文档管理。
项目文档有助于项目管理水平的提高。从内容上说，项目文档大致可以分为成果文档和过程文档两大类。成果文档作为项目可交付物的一个组成部分，其重要性自然不言而喻。过程文档主要记录了项目管理进程中的各种信息，为实施人员提供决策依据，以保证项目的顺利实现;另一方面，过程文档也是实施过程最为宝贵的资产，通过对过程文档进行归纳和分析，可以对实施项目的成功经验和失败教训了然于胸，从而使后续项目运作更加有的放矢。
项目文档是项目成果的体现形式。项目的阶段性成果是以文档形式体现的，由此人们熟知的一句话 "项目的运作在一定程度上是由文档驱动的"是有道理的。从文档的角度来看，深圳ERP项目的实施过程就是一个文档制作与实施的过程。深圳ERP项目实施的过程中，每项工作的事前计划、事中实施记录、事后分析结果都要形成相应的文档，文档包括与项目相关的资源及其使用情况。因此，实施文档是ERP软件的一部分，没有正式文档的项目实施，就不是规范的ERP软件实施。文档的编制和管理在ERP软件实施中占有突出的地位和相当大的工作量，高质量地编制、变更、修正、管理和维护文档，对于提高项目实施的质量和客户满意度有着重要的现实意义。
文档对项目实施起到什么作用?
提高项目实施过程的能见度。标准规范、齐全的文档会详细记录项目实施过程中发生的事件，便于实施人员掌握项目实施进度、实施质量以及各种资源的调配。同时，文档有助于实施人员与企业人员明确了解各自的职责，信息互通，共同把握实施过程的节奏。
提高项目的实施效率。项目成员用一定时间编制、整理软件文档，可以使实施人员对各个阶段的工作都进行周密思考和理顺、找出存在的问题，从而减少差错，提高项目实施质量。通过对文档的检查，在项目实施早期发现文档错误和不一致，加以及时纠正，可以减少深入项目而导致的大问题的出现和为纠正失误而付出的更大的成本。
便于项目成员之间的交流与合作。描述清楚、完备的文档便于企业了解实施过程中的各项指标，为企业与实施顾问之间架起的一座桥梁。文档是一种无声的语言，它记录了项目实施过程中有关软件配置、运行、维护和培训等方面的信息，有利于管理人员、实施人员、操作用户之间的交流和合作。
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